北京业务档案数字化服务外包工作规范

数字档案室的文书类电子档案、档案数字化的收集、整理、鉴定等，应符合《归档文件整理规则》（DA/T22）等要求，此外，在办公自动化等业务系统形成并归档保存的电子公文，其质量还需满足完整性要求、版面格式要求、文件格式要求、元数据捕获要求、封装要求。完整性要求是对于同一事由的往来电子公文齐全、完整，电子公文的组件——正本、定稿、公文处理单、集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有必要保存的重要修改稿等齐全、完整；红头、电子印章齐全、完整；文件标题、文号、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期六个要素齐全、完整。应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等。北京业务档案数字化服务外包工作规范

档案数字化扫描加工要求按照《纸质档案数字化技术规范》，根据档案实体情况选用合适的扫描设备，图像分辨率不低于300dpi,特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，提高分辨率。保存形式JPGE、PDF。扫描前档案处理是在档案扫描前将档案拆分，保证纸张平整、抚平边角。如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。扫描方式是根据档案幅面大小选择相应的扫描设备和方式。对于档案中的折子页、图纸、表格等，一般应平摊开后进行整幅扫描。河北行政档案数字化服务是什么意思纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，很大程度地展现档案原貌。

志书在线编纂系统实现志书在线编纂管理一体化的目标，提高志书编纂效率，规范志书编纂流程，档案数字化，系统支持对志书主编、副主编、责任编辑、编辑、撰稿员等不同角色，同时在线编纂、修改、批注、任务分配、自动合拢、稿件审核、一校、二校、三校等功能与各项应用，满足用户对志书的编辑管理、任务管理、目标管理、过程管理、内部评审等功能。适用于地方志机构、企事业单位、金融银行机构等等。志书在线编纂系统具有功能配置便利、系统配置灵活、操作简便、通用性强、易维护、界面友好、安全性高等特点。

什么是档案数字化？档案数字化就是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。 档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。建设数字化的档案管理应注重对档案管理系统的选择，一款好的档案管理系统，往往对档案管理工作者完成各项档案管理工作起到事半功倍的效果，它不仅可以提高经济效益，而且还可以大幅提高办公效率。确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。

档案数字化前处理要求对案卷封面上的全宗名称、案卷题名、责任者、文种、保管期限、时间、文字等书写是否规范，前后是否统一；档号（全宗号、目录号、案卷号、页号）是否正确，有无空号、重号现象；卷内文件份数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不一致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等；检查档案实体页码情况，原页码无误的不做修改；无页码或原页码错误、 遗漏的需用铅笔重新编制页码。应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。河北会计档案数字化服务

应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。北京业务档案数字化服务外包工作规范

档案数字化服务：是将纸质、音像等传统载体的档案经技术加工成数字化电子档案，主要内容包括档案前整理、敲归档章、排序、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、合PDF、数据挂接、数据验收、数据备份、目录册制作、档案搬运、档案上架等流程。

档案管理系统实现档案采集、档案管理和利用、归档管理、工作流管理等基本功能，实现各类档案的收集、整理、查询、统计、打印等基本业务管理，支持档案类型，数据结构、报表模板等的定制和维护支持数据关联设定和自动提取生成，实现档案条目数据及电子文件的有效管理。 北京业务档案数字化服务外包工作规范

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